Nosso Blog

Fique por dentro dos conteúdos da Asor multihall

Como Tornar Seu Evento um Sucesso Evitando Erros Comuns

Organizar uma festa, seja ela um casamento, formatura, aniversário ou confraternização empresarial, é uma tarefa que exige atenção aos detalhes e um bom planejamento. Muitas vezes, na tentativa de fazer tudo perfeito, alguns erros podem passar despercebidos e comprometer a experiência dos convidados e anfitriões. Pensando nisso, preparamos uma lista com os erros mais comuns ao planejar um evento e como você pode evitá-los para garantir que sua festa seja um sucesso.

1. Não definir um orçamento claro

Um dos erros mais frequentes é começar a planejar o evento sem estabelecer um orçamento definido. Sem essa base, é fácil perder o controle dos gastos, o que pode levar a cortes de última hora em itens importantes.

Como evitar: Antes de contratar qualquer serviço, defina quanto você pode gastar no total e distribua esse valor entre os principais itens do evento, como locação do espaço, buffet, decoração e entretenimento.

2. Escolher um local inadequado

A escolha do local é crucial para o sucesso do evento. Optar por um espaço pequeno demais para o número de convidados ou distante dos principais acessos pode gerar desconforto.

Como evitar: Considere a quantidade de pessoas e a logística de acesso ao escolher o local. Visite o espaço pessoalmente para verificar a infraestrutura e certificar-se de que atende às suas necessidades.

3. Não contratar fornecedores com antecedência

Deixar para reservar fornecedores importantes, como buffet, decoração e banda, na última hora pode resultar em poucas opções disponíveis ou em custos mais altos.

Como evitar: Comece a buscar fornecedores com pelo menos seis meses de antecedência. Solicite orçamentos, leia avaliações e faça visitas quando necessário.

4. Falta de um plano B

Eventos ao ar livre são lindos, mas podem ser prejudicados por mudanças climáticas inesperadas. Além disso, imprevistos técnicos também podem ocorrer.

Como evitar: Sempre tenha um plano B. Para eventos externos, considere a possibilidade de instalar tendas ou reservar um espaço coberto. Tenha também geradores e suporte técnico para questões elétricas.

5. Ignorar a experiência dos convidados

Pensar apenas no que o anfitrião deseja pode fazer com que alguns detalhes importantes para o conforto dos convidados sejam negligenciados.

Como evitar: Certifique-se de que há espaço suficiente para todos, que o buffet atende a diferentes preferências alimentares e que há opções de entretenimento que agradem ao público presente.

6. Não fazer confirmação de presença (RSVP)

Não ter uma lista precisa de convidados pode levar a problemas com a quantidade de comida, bebida e espaço.

Como evitar: Solicite confirmação de presença com antecedência e entre em contato com quem não respondeu. Isso ajudará a planejar melhor a logística do evento.

7. Falta de cronograma detalhado

Eventos sem uma programação clara podem se tornar desorganizados, com atividades importantes sendo esquecidas ou atrasadas.

Como evitar: Crie um cronograma detalhado com os horários das principais atividades do evento, como discursos, serviço de jantar e apresentações. Compartilhe esse cronograma com os fornecedores e equipe de organização.

8. Subestimar a importância da decoração

A decoração cria a atmosfera do evento. Ignorar esse aspecto pode resultar em um ambiente sem vida e pouco convidativo.

Como evitar: Contrate profissionais especializados ou pesquise ideias criativas que possam ser executadas dentro do seu orçamento. Certifique-se de que a decoração esteja alinhada com o tema do evento.

9. Comunicação falha com fornecedores

Falta de informação clara pode levar a erros na execução dos serviços contratados.

Como evitar: Mantenha uma comunicação constante e documentada com todos os fornecedores. Certifique-se de que eles compreendem suas expectativas e prazos.

10. Não contratar um organizador de eventos

Tentar cuidar de todos os detalhes sozinho pode ser exaustivo e aumentar as chances de erros.

Como evitar: Se o orçamento permitir, contrate um organizador de eventos experiente. Eles podem ajudar a garantir que tudo saia conforme planejado, aliviando o estresse dos anfitriões.

Evitar esses erros é fundamental para que sua festa seja bem-sucedida e inesquecível. Para garantir que você tenha um local perfeito e conte com uma equipe comprometida em oferecer uma experiência completa, entre em contato com a ASOR Espaço de Eventos. Com infraestrutura de qualidade, versátil e um time preparado para atender às suas necessidades, podemos tornar seu evento um verdadeiro sucesso.

Está gostando do conteúdo ? Compartilhe

Nós usamos cookies para melhorar a sua experiência em nossos serviços, além de facilitar e agilizar o preenchimento de formulários. Ao navegar em nosso website, você está ciente dessa funcionalidade. Conheça nossa política de privacidade.